Obecna sytuacja na świecie spowodowała znaczny wzrost popularności pracy zdalnej i tym samym wideokonferencji. Nowoczesne technologie zdecydowanie ułatwiają pracę na home office, ale też usprawniają przeniesienie swojej działalności w pełni do Internetu, dlatego bez problemów można kontaktować się nie tylko z osobami wewnątrz firmy, ale też z tymi za granicą. Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi, które umożliwiają przeprowadzanie spotkań online, jednak różnią się one funkcjonalnościami. Co powinien posiadać odpowiedni system?
Bezpieczeństwo i szyfrowanie połączeń
Jedną z najważniejszych kwestii jest sprawdzenie opcji zabezpieczeń. Połączenia wideo muszą być w pełni bezpieczne, dlatego koniecznie sprawdź w jaki sposób dany system zapewni twojej firmie bezpieczeństwo. Szczególną uwagę zwróć na szyfrowanie łącza i narzędzia kontroli, które uniemożliwiają „wejście” na spotkanie niepożądanym osobom.
Nagrywanie spotkań
Systemy do wideokonferencji mogą być dobrą opcją do przeprowadzania wszelkiego rodzaju szkoleń i webinarów, a dodatkową korzyścią jest nagrywanie prowadzonych spotkań. Takie treści mogą być wykorzystywane później, jako materiały marketingowe lub przesyłane klientom czy pracownikom w ramach utrwalenia niektórych kwestii.
Udostępnianie ekranu
Spotkanie online nie daje aż tylu możliwości prezentacyjnych, jak bezpośrednie, dlatego ważne, by znaleźć funkcje, które ułatwią przeprowadzenie takiej rozmowy. Niezwykle przydatna w tym wypadku będzie opcja udostępniania ekranu, dzięki której twoi rozmówcy będą mogli oglądać materiały, co pozwala na przekaz wszelkich informacji w jasny sposób. To także praktyczna funkcja, gdy organizujemy firmowe spotkanie, by zaplanować strategiczne czy kreatywne działania. Wtedy możliwość pokazania uczestnikom spotkania własnego ekranu, na którym dokonywane są zmiany, usprawnia prace i zachowuje zasady transparentności.
Czat
Kolejną opcją, która ułatwia i usprawnia prace podczas wideokonferencji jest możliwość czatowania. Pisanie w osobnym oknie podczas wideokonferencji to świetna opcja na komunikowanie się z rozmówcami bez przerywania spotkania prowadzącemu. Wszelkie spostrzeżenia, pytania, wątpliwości można zgłaszać na bieżąco podczas calla, dlatego dobrze, gdy system do wideokonferencji wyposażony jest w tę opcję.
Dostęp z różnych urządzeń
Uczestnictwo w wideokonferencjach ma tę zaletę, że obecność przed komputerem nie jest obowiązkowa, o ile oprogramowanie posiada opcję dostępu z wielu urządzeń. Zapewni to komfort użytkowania uczestnikom, którzy chętnie wykorzystają taką możliwość, wiedząc, że w przypadku braku Internetu czy laptopa będą mogli skorzystać ze smartfona czy tabletu.
Mamy nadzieję, że powyższe wskazówki okażą się przydatne podczas wyboru odpowiedniego oprogramowania do firmowych wideokonferencji. Kluczowe są funkcjonalności i to na nie zwróć szczególną uwagę, niech nie zwiodą Cię opcje wyboru motywów i dźwięków – z tej opcji nie będzie korzystać wiele osób. Postaw na łatwo dostępny i intuicyjny system wideokonferencyjny, które będzie spełniać oczekiwania twojej firmy.